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Outsourcing Rechnungswesen – ein großer Schritt in Richtung Zukunft

Outsourcing Rechnungswesen, also die Übertragung von unternehmensinternen Arbeitsabläufen an externe Dienstleister, ist ein großer Zukunftstrend. Wichtig sind hier starke Partner: Denn je komplexer die Aufgaben, und um so höher die gesetzlichen Anforderungen sind, um so mehr Know-how und Erfahrung sind nötig, um das Outsourcing erfolgreich und gewinnbringend zu gestalten.

Wir von KellOutsourcing haben uns über viele Jahre Wissen rund um Outsourcing Rechnungswesen von Unternehmen mit eigener Buchhaltung angeeignet – und sind Experten im Bereich Digitalisierung. Denn die Digitalisierung des Rechnungswesens ist Grundvoraussetzung für das Outsourcing dieser Prozesse.

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Sind Sie bereit, mit uns einen großen Schritt in die Zukunft zu gehen?
Gerne erklären wir Ihnen, welche Schritte notwendig sind, um Ihr Rechnungswesen sicher zu digitalisieren.

Der technische Ablauf im digitalen Rechnungswesen 

Der technische Ablauf ist eigentlich immer gleich: Als Erstes richten wir Ihr digitales, verschlüsseltes Postfach ein und zeigen Ihnen genau, was zu tun ist. Sie scannen Ihre Belege, loggen sich über einen gesicherten Zugang in Ihr Postfach ein und laden die Belege in das Postfach hoch. Das war‘s!

Gut zu wissen: Gerade in der Anfangszeit stehen wir Ihnen gerne zur Seite, wenn Sie Fragen zum Postfach und zum technischen Ablauf haben.

Anwendungsbeispiele

Kreditoren & Zahlungen

  • Sie scannen Ihre Lieferantenrechnungen ein und legen diese im verschlüsselten Postfach ab. Die Originalbelege bleiben bei Ihnen im Haus (es gibt auch Möglichkeiten, die Ablage zu digitalisieren – sprechen Sie uns an).
  • Wir laden die Belege automatisiert über eine sichere Verbindung in unser Programm hoch und verarbeiten diese sehr schnell. Nach der Verbuchung überprüfen wir das Ergebnis detailreich und machen Ihnen einen Zahlungsvorschlag. Nach Ihrer Freigabe bezahlen wir Ihre Rechnungen – Sie müssen sich um nichts mehr kümmern!

Gut zu wissen: Durch diesen teilautomatisierten, sicheren Prozess werden Doppelerfassungen vermieden – in der Buchhaltung und auch im Online-Banking. Denn wir erledigen beide Aufgaben in einem Schritt für Sie. Dank dieses schnellen Prozesses können Sie Skontofristen besser nutzen und Zahlungsziele exakt bedienen. Ihre Lieferanten werden es Ihnen danken.

Bankgeschäfte

  • Sie geben uns die Leseberechtigung für Ihre relevanten Konten.
  • Wir rufen Ihre Bankbuchungen über Ihre Bankverbindung ab, um diese direkt zu verbuchen. So können Sie ganz sicher sein, dass sie tagesgenau und korrekt verarbeitet werden.

Gut zu wissen: Sie haben Ihre topaktuellen Kontostände immer im Blick und müssen keine Kontoauszüge aus Papier mehr archivieren! Und mit den aktuellen Auswertungen können Sie Ihre Liquidität sicher steuern.

Debitoren

  • Wir erstellen die Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden und spielen diese über eine Schnittstelle in unser System ein (die meisten Programme verfügen über derartige Schnittstellen – wir überprüfen die Implementierung genau und zeigen Ihnen, wie Sie mit den von uns erstellten Ausgangsrechnungen umgehen). Die Belege werden direkt mit einer Buchung verknüpft.
  • Sie können uns auch mit der Erledigung Ihres Mahnwesens beauftragen, denn wir behalten Ihre Zahlungseingänge sowieso tagesgenau im Blick. Ganz nach Ihren Wünschen versenden wir die Mahnungen via E-Mail oder als Brief. Außerdem sind wir Ansprechpartner für Ihre säumigen Zahler.

Gut zu wissen: Sie müssen sich weder um die Rechnungsschreibung noch um die unangenehmen Zahlungserinnerungen kümmern!

Kassendaten

  • Wir richten Ihnen Schnittstellen ein, die die Kassendaten voll automatisiert erfassen.

Gehaltsabrechnungen

  • Wir erledigen die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter voll digital. Die Mitarbeiter holen sich ihre Abrechnungen über Ihr eigenes Online-Portal ab. Sowohl die Belegsammlung als auch die Personalakte können auf Wunsch voll digitalisiert werden.

Und in der Zukunft?

Die digitale Transformation schreitet schnell voran. Doch mit uns als Ihrem Partner an Ihrer Seite können Sie ganz sicher sein, dass Sie Schritt halten werden mit diesen rasanten Entwicklungen. Denn wir haben für Sie die Veränderungen der Märkte im Blick und passen unsere Prozesse und Systeme laufend an. Sie können sich also in diesem Punkt entspannen und sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren!

Bildrechte: Shutterstock: Mangostar Stockfoto-ID: 543881659

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