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Papierloses Büro – Wie Sie mit der digitalen Buchhaltung Zeit und Geld sparen

Ein gut organisiertes und aussagefähiges Finanz- und Rechnungswesen ist für die erfolgreiche Steuerung und nachhaltig positive Entwicklung eines jeden Unternehmens existenziell. Um dies zu erreichen, ist es erforderlich dass die internen Prozesse im Rechnungswesen effizient und effektiv gestaltet sind. Und dies ist Dank der Digitalisierung noch nie so einfach gewesen wie heute! Doch die Umstellung fällt nach wie vor vielen Unternehmen schwer, zu groß ist häufig auch die Unsicherheit die mit der Umstellung verbunden ist.

Tatsache ist, dass die digitale Buchhaltung zahlreiche Vorteile mit sich bringt

Auf lange Sicht hilft die digitale Buchhaltung Unternehmen Kosten zu senken. Dies gilt sowohl für Fixkosten wie bspw. für Drucker oder Räumlichkeiten zur Archivierung, aber auch für variable Kosten, die für die Beschaffung von Materialien, wie beispielsweise Papier und Aktenordner anfallen. Durch die digitale Archivierung haben Mitarbeiter leichten Zugriff auf Belege und können meist via Suchroutinen auf spezielle Inhalte zugreifen. Darüber hinaus ermöglicht der digitale Zugriff auch das Arbeiten außer Haus wie beispielsweise beim Mandanten oder im Home Office, was in Zeiten flexibler Arbeitszeiten Gang und Gebe ist. Insgesamt führt die digitale Buchhaltung zu einer deutlichen Verschlankung der Unternehmensprozesse, die sowohl zeitliche als auch finanzielle Einsparungen bewirken und Ressourcen freisetzen, die ggf. in anderen Unternehmensbereichen benötigt werden.

Doch die Umstellung ist nicht ohne Investitionen möglich

Um die Vorteile der Digitalisierung nutzen zu können, sind zu Beginn selbstverständlich auch einige Investitionen notwendig, die Mitarbeiter und Führungskräfte vor neue Herausforderungen stellen. So sind die Anschaffungskosten für die erforderliche Soft- und Hardware sicher nicht von der Hand zu weisen. Auch muss beachtet werden, dass eine Umstellung nicht von heute auf morgen erfolgen kann. Ihre Mitarbeiter müssen sich von Routinen verabschieden und neue Methoden erlernen, was Zeit und Fortbildungsmaßnahmen benötigt.

Nichtsdestotrotz beweisen zahlreiche Studien, das Potenzial der Digitalisierung ist enorm. Unternehmer müssen erkennen, dass dringend Handlungsbedarf besteht – nur so können Chancen genutzt werden und zu einem klaren Wettbewerbsvorteil führen.

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