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Digitale Buchhaltung – schnell und einfach erklärt

Die Digitalisierung ist zurzeit in aller Munde und macht selbstverständlich auch nicht vor dem Rechnungswesen halt. Die DATEV schätzt die Zeitersparnis beispielsweise beim elektronischen Bankbuchen im Vergleich zum manuellen Buchen auf 50 %. Doch was heißt das ganz konkret? Was bedeutet digitale Buchhaltung für den Arbeitsalltag und worin liegen die Unterschiede im Vergleich zum manuellen Buchen?

Das digitale Buchen am Beispiel der Kreditorenbuchhaltung in 6 Schritten:

  1. Die Rechnung geht ein und wird, wie auch beim manuellen Buchen, auf sachliche und rechnerische Richtigkeit hin überprüft.
  2. Anschließend werden die Eingangsrechnungen eingescannt und in einer Buchhaltungssoftware archiviert.
  3. Zum digitalen Belegbuchen werden die eingescannten Belege in der Software aufgerufen und verbucht. Durch eine OCR-Erkennung (Texterkennung) werden die Daten aus den digitalen Belegen gelesen und automatisch Buchungsvorschläge erstellt, die vom zuständigen Mitarbeiter nur noch geprüft und übernommen werden müssen.
  4. Mit Bestätigung der Buchung sind die Belege mit dem Buchungssatz automatisch verknüpft und können jederzeit aufgerufen und eingesehen werden.
  5. Die Zahlungsausgänge auf dem Bankkonto werden mit den dazugehörigen Informationen, wie Betrag und Verwendungszweck, über eine Schnittstelle abgerufen und anschließend in die Buchhaltungssoftware eingespielt.
  6. Durch die Angabe der Rechnungsnummer im Verwendungszweck kann das Buchhaltungssystem den Zahlungsausgang automatisch mit der dazugehörigen Rechnungseingangs-Buchung verknüpfen und den Rechnungsbetrag ausziffern.

Die Kreditorenbuchhaltung ist schnell und einfach erfasst. Kein Wunder, dass die DATEV die Zeitersparnis im Vergleich zum manuellen Buchen auf 50 % schätzt. Darüber hinaus ist durch den hohen Automatisierungsgrad die Fehlerquote vergleichsweise gering: Die DATEV bescheinigt eine Trefferquote von 90 %.

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